Se sei arrivato su questa pagina ti sarai già interrogato sull’utilità del VoIP. Probabilmente hai già sperimentato il sistema di connettività come strumento principale per le tue conversazioni. Magari sei soddisfatto… ma magari c’è qualche aspetto che disturba il tuo lavoro e che vorresti mettere a punto.

Ebbene in questo articolo vediamo come far funzionare nel migliore dei modi un’infrastruttura telefonica basata su tecnologia VoIP. Sono indispensabili:

Tre elementi base (Centralino, Connettività, Linee VoIP)
Due elementi per la garanzia del sistema (Vlan voce, Backup dati)

Andiamo ad analizzare i singoli componenti per farci un’idea più precisa della loro funzione all’interno della rete infrastrutturale

CENTRALINO VOIP
È il cuore pulsante delle comunicazioni aziendali, per questo è consigliabile dotarsi di un sistema di qualità nell’ottica di un investimento a lungo termine.

Le soluzioni disponibili in commercio sono già predisposte per linee VoIP e, spesso, è possibile recuperare alcuni elementi dell’infrastruttura preesistente, come ad esempio i terminali telefonici (abbastanza costosi e fonte di pensieri per chi deve acquistare tutto ex novo). Esistono inoltre degli apparati di conversione del segnale di linea (o gateway) che consentono di collegare le vecchie linee analogiche e digitali.

Le funzioni standard quali risponditore automatico, segreteria, trasferimento chiamate, inserimento messaggi, etc., sono tutte presenti.
L’aspetto assolutamente vantaggioso è rappresentato dall’ integrabilità di una serie di fattori, che consentono di coordinare e analizzare l’attività lavorativa.

È infatti possibile collegare:

Cellulari e computer: permettendo a chiunque e da qualsiasi postazione di essere operativo, effettuando e ricevendo chiamate e videoconferenze
Gestionale: tramite una app su pc si accede in modo rapido a tutti i dati dei clienti registrati
Fax: si può dire addio alla vecchia macchina ed inviare e ricevere tramite mail oppure un apposito portale web. In altri termini si recupera spazio eliminando la carta stampata
Parco mezzi: grazie all’ app si ricevono ed inviano indicazioni sugli spostamenti con possibilità di controllo della posizione in caso di guasto / furto
Sedi distaccate: tramite una connessione, una VPN (virtual private network) ed un telefono IP, vengono dotate di tutto quanto occorre per lo scambio di comunicazioni, senza dover installare un ulteriore centralino

È infine possibile ridurre i costi di manutenzione perché buona parte dei controlli e degli interventi possono essere effettuati da remoto da tecnici specializzati.

Una nota a parte meritano le soluzioni IP-PBX, ultima frontiera della tecnologia che perseguono il paradigma dell’omicanalità. Si tratta di piattaforme di comunicazione in grado di centralizzare su un’unica interfaccia l’utente, l’operatore e tutte le direttrici di comunicazione più utilizzate quali chiamate, email, web chat, whatsapp e telegram.

È in quest’ottica che il centralino IP risulta il motore dell’azienda, consentendo non solo lo scambio di informazioni ma una concreta pianificazione di attività di vario genere.

CONNETTIVITÀ
Comunicare in VoIP significa che le conversazioni telefoniche avvengono tramite la connessione internet (Voice Over IP). Risulta fondamentale il tipo di connessione, strutturando la velocità di trasmissione dei dati e la banda minima garantita sulla base di alcuni fattori.

Un progetto ben fatto prevede inizialmente l’analisi dei dati (conteggio dei minuti, numero di conversazioni contemporanee, risorse disponibili in zona) al fine di operare la scelta migliore da fornire all’azienda.

LINEE VOIP
Ne abbiamo già parlato in questo articolo, le linee VoIP oggi rappresentano il canale principale degli scambi telefonici. A livello pratico la trasmissione vocale avviene sulla connettività che sostituisce il cavo in rame.

Rispetto alle linee tradizionali, sono sì dotate di un prefisso geografico (legato al luogo), ma si possono smaterializzare, ovvero attivare ovunque si voglia. Hanno inoltre un canone irrisorio che consente una cospicua riduzione dei costi in bolletta!

VLAN VOCE
È uno dei due aspetti che consente all’intero circuito di funzionare a regola d’arte! Si tratta di ritagliare parte della connettività principale dedicandola alle trasmissioni vocali che, nell’ottica del VoIP, sono null’altro che pacchetti dati. In alternativa è possibile usufruire di due connettività, dedicando la prima alla voce (voice only), la seconda alla navigazione. In questo modo si evitano sovraccarichi di dati ed interferenze tra i due sistemi.

BACKUP BILANCIATO CON ROTAZIONE DEGLI IP
Rappresenta il principale fattore a garanzia della business continuity. La logica di base è avere un sistema in cui due o più connettività vengono collegate tra di loro. Ciò consente sia di bilanciare il flusso dei dati (evitando sovraccarichi), sia di rimanere operativi nei casi in cui la connettività principale dovesse andare in blocco.

La peculiarità infatti consiste nella diversa natura delle connessioni coinvolte nel circuito (ad es. Fibra Ottica e Wireless) in quanto è raro che sistemi con tecnologia differente possano interrompersi nello stesso momento, avendo percorsi e centrali territoriali di provenienza a sé stanti.

Siamo arrivati alla fine del nostro percorso, con qualche elemento in più che spero possa essere utile a risolvere criticità e dubbi sul perché alcuni meccanismi risultino vincenti ed altri no!

L’argomento però è vasto… se vuoi approfondire qualche aspetto puoi compilare il form, sarò lieta di poter rispondere alle tue domande!