Alcuni di voi ricorderanno ancora bene i tempi in cui l’unico modo di parlare con un collega era alzare il telefono e comporre il suo numero. La stessa cosa valeva per i consumatori: se volevamo parlare con un’azienda per avere delle informazioni, fare un ordine, lamentare un disservizio o qualsiasi altro motivo, bisognava telefonare, e per giunta bisognava farlo usando un telefono fisso, da casa o dalla propria scrivania.

Dalla diffusione delle e-mail in poi, sono cambiate un bel po’ di cose: al di là della sfera privata, un’azienda oggi ha una moltitudine di canali diversi con cui comunicare e non analizzare a fondo tutte queste possibilità significa rimanere drammaticamente indietro rispetto ai propri competitor, sia per l’organizzazione interna che nel rapporto con i clienti.

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Il modo migliore per sfruttare al massimo la tecnologia in fatto di comunicazioni è quello di usare un sistema di comunicazioni unificate che ci aiuti a mantenere tutti i canali di comunicazione (telefono, mail, chat, videochiamate, piattaforme social…) in un unico luogo.

Perché, vi chiedete?
Vediamo insieme i 7 principali vantaggi, sia per quanto riguarda le comunicazioni tra colleghi che con la nostra clientela.

  • La comodità
    Poiché tutte le comunicazioni dell’azienda passano da una sola piattaforma, non c’è bisogno di passare da un’applicazione all’altra o cambiare account e ci si può muovere velocemente tra messaggi, audio, chiamate e video riunioni. Inoltre, queste interfacce sono solitamente disponibili su diversi dispositivi, quindi ci si può connettere facilmente dalla postazione in ufficio come anche dal portatile di casa o dallo smartphone.
  • Account al sicuro
    È molto più semplice tenere al sicuro una sola piattaforma (con un solo login) piuttosto che doversi occupare di una moltitudine di applicazioni e password!
  • Un buon customer service
    Al giorno d’oggi, le persone si aspettano un alto livello di reattività nelle comunicazioni con le aziende di cui sono clienti, quindi è fondamentale poter concentrare tutti i canali e tener traccia di tutte le comunicazioni con uno stesso cliente (siano telefonate, chat o mail) per poter risalire in tempo reale allo storico delle comunicazioni e gestire molto più velocemente qualsiasi richiesta, e avere clienti più soddisfatti usando meno risorse.
  • Ottimizzare i costi, sempre!
    La prima valutazione da fare quando si pensa di adottare una nuova tecnologia in azienda riguarda sempre i vantaggi economici che potrebbe comportare. O, meglio ancora: pensiamo a quanto ci possono costare gli svantaggi, i ritardi e le problematiche che possono essere causati da un sistema obsoleto ed inefficace! A tal proposito, ti rimando al mio articolo su come scegliere la connettività giusta per la tua azienda.

  • Scalabilità
    La natura virtuale e in cloud di queste applicazioni le rende estremamente malleabili: per fare un esempio, se la nostra attività è soggetta a dei picchi stagionali possiamo decidere di aumentare il numero di linee telefoniche disponibili durante i periodi di “alta stagione”, per poi tornare ad averne (e pagarne!) un numero inferiore quando torna la calma.
  • Integrazione gestionale
    Le applicazioni usate per gestire le comunicazioni possono essere integrate facilmente con un programma di gestione crm, per poter avere immediatamente a disposizione tutti i dati del cliente con cui stiamo interagendo, sia al telefono o in chat, senza dover recuperare manualmente tutti gli scambi che abbiamo avuto con quella persona, anche attraverso più dipartimenti.
  • Attenzione al rispetto delle normative!
    Con tutte le normative riguardo al trattamento dati e alle loro modifiche ed integrazioni, poter riunire tutti i dati che raccogliamo sui nostri clienti in un unico posto è sicuramente una grossa comodità invece di doverci assicurare di trattare nel modo corretto i dati raccolti da ogni piattaforma. Inoltre, molti software comprendono già degli strumenti molto utili, come la possibilità di criptare automaticamente i dati o poterli suddividere velocemente in base a tipologia e finalità.

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Insomma, che sia per parlare con il vostro collega di un altro ufficio, per semplificare lo spostamento tra sedi e l’integrazione col lavoro da remoto, o per far sentire i vostri clienti sempre ascoltati e riconosciuti, un buon software di comunicazioni integrate può sicuramente fare la differenza!