La digitalizzazione sta continuando ad impattare sul lavoro, anche dopo la fine dello smart working “forzato” in pandemia. Sta prendendo piede soprattutto il lavoro ibrido, grazie al cambiamento che stanno vivendo gli spazi e i tempi di lavoro, ma anche i rapporti tra vita e lavoro dei dipendenti. Vediamo insieme cos’è l’hybrid working e come renderlo possibile in azienda.

Cos’è l’hybrid working
Il lavoro ibrido possiamo definirlo come un’unione tra il lavoro in presenza e il lavoro da remoto: in pratica, è prevista una parte di lavoro in ufficio e una parte a distanza, grazie ai giusti strumenti e ad una corretta organizzazione.

In particolare, si può parlare di office first quando il lavoro viene svolto principalmente in ufficio, e di remote first quando invece si lavora più da casa, senza essere in completo smart working. In quest’ultimo caso, ad esempio, l’ufficio può diventare un punto di appoggio o riferimento, in cui andare anche solo una volta a settimana.

Grazie a questa soluzione, i dipendenti possono scegliere quali giorni e/o in quali orari lavorare da casa e in ufficio, conciliando esigenze lavorative e professionali. Addirittura, molte aziende hanno iniziato ad adottare questa soluzione in quanto molti lavoratori ricercano questa modalità lavorativa, tanto da preferire un lavoro che la permetta a uno che invece richieda esclusivamente la presenza in ufficio.

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Cosa fare per implementare l’hybrid working in azienda
Per introdurre il lavoro ibrido in azienda dovrai implementare alcuni aspetti, vediamo insieme i principali.

1. Tecnologia
È fondamentale che il lavoro a distanza sia omologato a quello di ufficio, ovvero che i dipendenti possano avere accesso allo stesso modo, che siano in presenza o da remoto, alle stesse risorse, come documenti, materiali e strumenti.

Per rispondere a questa esigenza la risposta è la tecnologia: l’azienda deve garantire anche a distanza sicurezza informatica, sistemi in cloud per la condivisione e per la comunicazione istantanea tra dipendenti.

2. Comunicazione
Il lavoro deve essere ben organizzato, e per farlo ci deve essere comunicazione e organizzazione, tra chi opera da remoto e chi in ufficio, altrimenti si rischia confusione. A tal proposito, potrebbe interessarti il mio articolo VPN: un canale di comunicazione privato e sicuro (con i giusti accorgimenti).

3. Regolamentazione
Il lavoro da remoto deve seguire le regole definite per lo smart working, ovvero la legge numero 81 del 22 maggio 2017, secondo cui “il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”, come indicato sulla pagina del Ministero.

Inoltre, “la prestazione lavorativa viene eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa. I lavoratori in smart working hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche in relazione alle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività”.

Infine, come per qualsiasi altra novità in azienda, è sempre bene chiedere continui feedback, per scoprire se stai andando nella giusta direzione o c’è qualcosa che puoi migliorare.

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Vantaggi
Per quanto riguarda i vantaggi per i lavoratori, come accennavo prima, il primo tra tutti è sicuramente la flessibilità: è possibile lavorare da qualunque luogo e nei tempi scelti, permettendo così un maggiore equilibrio tra vita privata e lavorativa. Senza dimenticare che questo si rifletterà poi anche sul lavoro dei dipendenti, che saranno meno stressati, motivati, e quindi più produttivi.

Inoltre, con l’hybrid working, è possibile per un dipendente lavorare in un’azienda anche fuori o molto distante dalla propria città.

Anche per quanto riguarda aziende e datori di lavori ci sono molteplici vantaggi.
Innanzitutto, le aziende, avendo meno dipendenti in ufficio, possono avere costi più contenuti, risparmiando quindi sul prezzo degli immobili, ma anche sui consumi, fattore che permetterà anche di sostenere altri investimenti.

Inoltre, come accennato prima, le aziende hanno una scelta altamente maggiore di candidati tra cui scegliere, perché possono assumere dipendenti anche da zone molto distanti dalla sede fisica.

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Svantaggi
Ovviamente, oltre ai pro, ci sono anche dei contro che l’azienda e i dipendenti devono tenere in considerazione quando si parla di lavoro ibrido.

Sicuramente uno svantaggio è quello di non essere tutti simultaneamente presenti in azienda: questo può comportare un’assenza di allineamento e coesione tra dipendenti e di coinvolgimento e condivisione di valori tra dipendenti e azienda.

Inoltre, l’hybrid working non è applicabile a tutti i settori: se, ad esempio, un’azienda si occupa di produzione dove è richiesto un lavoro manuale, o anche solo una supervisione sul posto,  studi in laboratorio, e così via, è impossibile che il lavoro possa essere svolto anche da remoto.

Come trovare il giusto compromesso?
Per quanto riguarda gli svantaggi elencati prima, niente paura: ci sono già diverse soluzioni che possono colmare le lacune dell’hybrid working, prima tra tutti, la comunicazione, come accennavamo prima. Avere sistemi di comunicazione istantanea, di videocomunicazione, sistemi in cloud, app e tools che facilitino l’allineamento e la divisione del lavoro è essenziale per ottimizzare il lavoro tra chi è a distanza e in sede. Tutto questo è reso disponibile dalle Unified Communication: leggi il mio articolo Ecco come implementare l’omnicanalità grazie alle piattaforme UCC (Unified Communication & Collaboration) per saperne di più.

Ancora non c’è una guida ben definita su quale sia la miglior strada da percorrere per implementare l’hybrid working in azienda, perché le aziende stanno sperimentando e trovando le soluzioni più performanti in base ai casi specifici. Sicuramente però l’hybrid working è un elemento che sta prendendo sempre più piede e che continuerà ad essere presente nello scenario lavorativo, e che soprattutto è molto attrattivo per i dipendenti: non offrire questa soluzione potrebbe essere sfavorevole per un’azienda!

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